Implementatie - New Initiative Proces

Stem af met Redactie wanneer de handleiding op het klantenportaal beschikbaar is. Als het om een betaalde module gaat, stem dan af met CS en Redactie over de handleiding persoonlijk wordt toegestuurd of op het portaal geüpload wordt.

Stel je uitrolplan in werking.

Als een PS dienst onderdeel is van je initiatief, stem dan ook de uitrol af met hen, zij zullen dan ook aan de slag moeten.

Tip! Monitor technisch ook of de module de opschaling aankan. Zie je toenemende problemen in de logging, kun je ook een keuze maken om de opschaling on hold te zetten. Zo kun je eerst ingrijpen, voordat je verder gaat met het uitrolplan.

Stel je marketingplan in werking.

Lessons learned: zonder goede implementatie, geen goede adoptie!

Denk eventueel ook na over gratis proefperiodes of kortingen. Stem af met S&M wat hierin mogelijk is. Ook dit geeft vaak een boost voor de adoptie.

Wees creatief in het bereiken van de klanten, niet iedereen leest standaard een mail. Bedenk hoe de marketing voor jouw nieuwe initiatief eruit kan springen

LANDELIJKE UITROL

De volgende stap na een afgeronde MVP, is het opstarten van een pilot. Gedurende de pilot wordt er waardevolle feedback opgehaald over de MVP en bepaal je sam en met de SIG wanneer je een GO krijgt voor landelijke uitrol. De pilot fase geeft ook inzicht over hoe je de module het beste kan implementeren, dit kan waardevol zijn voor de praktijken die volgen. Volg Pilotproces.docx om de pilot tot stand te brengen.

Informeer andere afdelingen (S&M, CS, PS, eventueel andere BU’s) over de pilot. Haal eventueel ook key gebruikers op die kunnen aansluiten bij de pilot, stakeholder management is hier vaak van belang. Gebruik voor informatiedeling de toolkit van Portfolio, zo kunnen stakeholders altijd up to date informatie vinden. Sjabloon Toolkit_NaamProject_(BAPO).pptx

Spreek ook met CS af hoe je omgaat met eventuele telefoontjes gedurende de pilot. CS ondersteunt niet tijdens de pilotfase, maar vaak gebeurt het dat er toch telefoontjes binnen komen. Spreek met elkaar af hoe je hiermee omgaat.

Gedurende de pilot pak je de acties uit het marketingplan op samen met marketing, zodat promotie/communicatie/marketingmaterialen gereed zijn voor de uitrol. Hou hen op de hoogte als er veranderingen zijn in de tijdlijn.

Ga je richting de einddatum van de pilot, sluit dan aan bij het maandelijkse CS overleg. Hierin geef je een overdracht van de module, zodat zij weten hoe het werkt en vragen kunnen beantwoorden van klanten zodra de uitrol is gestart.

Maak gedurende de pilot ook een plan van voor de uitrol. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de afstemming met de binnendienst als het gaat over de start van een betaalde module, in batches of meteen landelijk (als de module gratis is), zijn er nog andere belangen in het spel zoals afspraken met zorggroepen. Stem af met Operations, Change & Releasemanagement, CS en eventueel PS en S&M.

Na een officiële GO op basis van de feedback uit de pilot, maak je de stap naar de landelijke uitrol.

Zet samen met de Business Sales Analist een NFWF (Non-Financial WaterFall). Deze zul je nodig hebben in de monitoringsfase. Maar vanaf de landelijke uitrol gaat je NFWF in, en ga je deze bijhouden.

PILOT

LANDELIJKE UITROL

PILOT

In deze fase wordt het initiatief daadwerkelijk in de praktijk gebracht. Eerst start je met een pilot om het concept in een gecontroleerde omgeving te testen, feedback op te halen en eventuele verbeteringen door te voeren. Op basis van de resultaten van de pilot bepaal je of het initiatief klaar is voor landelijke uitrol. Bij een positieve evaluatie schaal je stap voor stap op, zorg je voor duidelijke communicatie naar alle betrokkenen en richt je de benodigde ondersteuning, documentatie en processen in. Het doel van deze fase is om het initiatief veilig, efficiënt en succesvol te introduceren binnen de gehele doelgroep.

IMPLEMENTATIE

FASE 3