MONITORING EN BIJSTURING

Houd het meten praktisch en haalbaar. Je hoeft niet alles te kwantificeren. Combineer meetbare gegevens (zoals verzendpercentages) met kwalitatieve feedback (ervaringen van patiënten en medewerkers). Zo krijg je een compleet beeld van de impact van CVV. 

Bepaal vooraf: 

  • Wat wil je meten? Denk aan tijdwinst, patiënttevredenheid, gebruikspercentage. 

  • Hoe wil je meten? Via HIS-rapportages, patiëntfeedback, teamoverleg. 

Plan regelmatig evaluatiemomenten in om de implementatie te blijven verbeteren. 

start en evaluatie

Gebruik concrete voorbeelden uit de praktijk. Wat viel op? Hoe reageerden patiënten? Welke technische of procesmatige knelpunten kwamen naar voren? Een goede evaluatie helpt om de uitrol daarna soepeler te laten verlopen. 

PILOTFASE 

  • Start met een pilot van 2–3 weken met een beperkt aantal patiënten en consulttypes. 

  • Verzamel feedback van het team én van patiënten. 

  • Evalueer: wat gaat goed, wat kan beter? 

  • Pas het proces aan op basis van de ervaringen. 

VOLLEDIGE UITROL

  • Na de pilot kun je gefaseerd uitbreiden naar andere consulttypes of doelgroepen. 

  • Blijf het team betrekken en informeren over de voortgang. 

INTEGRATIE IN HET WERKPROCES

Een pilot helpt om ‘veilig te falen’. Je leert snel van praktijkervaringen zonder dat het meteen het hele team belast. Kies een gemotiveerd teamlid als kartrekker en plan een korte evaluatie na afloop. 

WERKPROCESANALYSE

  • Breng de huidige processen in kaart. Wat doet wie wanneer? 

  • Denk aan POH’s, assistentes, huisartsen: hoe verloopt een afspraak nu? 

IMPLEMENTATIEPLAN

  • Wanneer wordt de vragenlijst verstuurd? Bij het maken van de afspraak of automatisch? 

  • Wie beoordeelt de antwoorden en wanneer? 

  • Hoe ga je om met incomplete of zorgwekkende antwoorden? 

  • Test het proces met een kleine groep patiënten of collega’s. 

DIGITALE VAARDIGHEDEN & INSTRUCTIE

Teams die goed zijn voorbereid, zullen het systeem actiever gebruiken en beter integreren in hun dagelijks werk. Geef ruimte voor vragen en laat medewerkers zelf oefenen om ervaring op te doen. 

VOOR HET TEAM

  • Train je team in het gebruik van CVV en het afhandelen van binnengekomen antwoorden.

  • Gebruik beschikbare handleidingen en instructievideo’s. 

  • Bespreek wie verantwoordelijk is voor opvolging, monitoring en evaluatie. 

VOOR DE PATIËNT

  • Geef heldere uitleg over het doel van de vragenlijst. 

  • Gebruik flyers, je praktijkwebsite of uitleg door de assistente. 

  • Denk aan alternatieve ondersteuning voor minder digitaal vaardige patiënten (telefonisch, papieren versie, uitleg op locatie). 

Zonder MGN is het niet mogelijk om CVV digitaal te verzenden. 

Om Consult Voorbereidende Vragenlijsten (CVV) te kunnen inzetten, is het noodzakelijk dat: 

  • De praktijk beschikt over het patiëntenportaal MijnGezondheid.net (MGn). 

  • De patiënt vanuit de praktijk is aangemeld voor MGN en daar actief gebruik van kan maken. 

Waarom MGn? 

Het versturen van CVV’s via MGn is een veilige, efficiënte en patiëntgerichte manier om patiënten actief te betrekken bij hun zorgproces. MGn is een beveiligd online portaal waarin patiënten hun medische gegevens kunnen inzien en waarin zorgverleners digitaal kunnen communiceren. 

Veilig en betrouwbaar 

MGn voldoet aan alle geldende wet- en regelgeving rondom privacy en gegevensbescherming (zoals de AVG). Informatie, zoals ingevulde vragenlijsten, wordt veilig verzonden en opgeslagen. Dit maakt MGN tot een betrouwbaar kanaal voor het uitwisselen van medische informatie. 

Binnen de praktijk 

Duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden voorkomt verwarring. Bovendien kan je de ondersteuning beter afstemmen wanneer je weet wie er precies met CVV werkt en in welke rol. 

  • Voor welke rollen wil je CVV inzetten? Bijvoorbeeld huisartsen, POH’s, assistente? 

  • Wie is verantwoordelijk voor het uitsturen en opvolgen van de vragenlijsten? 

Patiëntgroepen 

Niet elke patiënt is digitaal vaardig of heeft baat bij CVV. Door gericht te selecteren op bijvoorbeeld leeftijd, zorgvraag of chronische aandoening, verhoog je de effectiviteit én de kans dat de patiënt daadwerkelijk invult wat nodig is. 

  • Voor welke patiënten of doelgroepen is CVV geschikt? 
    Denk aan mensen met chronische aandoeningen, kwetsbare ouderen, of juist jongeren die baat hebben bij een digitale voorbereiding. 

  • Kies geschikte vragenlijsten per doelgroep en consulttype. 

Protocollen selecteren 

Voor een effectieve inzet van de CVV is het belangrijk dat de bijbehorende protocollen goed aansluiten bij het type consult. Protocollen vormen de kapstok waaraan de CVV wordt gekoppeld: ze structureren het consult en zorgen ervoor dat de informatie uit de vragenlijst optimaal benut wordt. 

Bij bestaande vragenlijsten, zoals de 4DKL komt de naam vaak overeen met het bijbehorende protocol. Voor met name chronische aandoeningen is een overzicht opgesteld waarin per vragenlijst het meest passende protocol wordt weergegeven. Dit overzicht bevat uitsluitend reguliere protocollen. Maatwerkprotocollen en maatwerk vragenlijsten worden hierin niet opgenomen, maar sluiten qua naamgeving en inhoud meestal goed aan bij de voorgestelde combinaties 

DOELGROEPBEPALING
Gebruik van MijnGezondheid.net (MGn)
VOORBEREIDING EN DRAAGVLAK

Wat is het doel van CVV in jouw praktijk? 

Het formuleren van een helder doel helpt bij het verkrijgen van draagvlak binnen het team. Door het ‘waarom’ scherp te stellen, creëer je richting en motivatie. Daarnaast helpt een duidelijk doel bij het evalueren van de effectiviteit van CVV in een later stadium.  

Voordat je begint, is het belangrijk om helder te hebben waarom je CVV wilt inzetten. Dit kan zijn: 

Goede voorbereiding op het consult: De patiënt vult vooraf een vragenlijst in waardoor u beiden beter voorbereid bent op het consult.

Meer eigen regie voor de patiënt: De patiënt krijgt meer regie door vooraf na te denken over de eigen gezondheid en zorgbehoeften.

Minder registratielast en tijdsbesparing: Vooraf ingevulde gegevens komen direct in het dossier, waardoor u tijd bespaart en controles kunt afstemmen.

Meer persoonlijke aandacht: Doordat de patiënt al gegevens heeft ingevuld, blijft er meer tijd over voor een persoonlijk gesprek tijdens het consult.

Leg deze doelen vast, bespreek ze in het team en zorg dat iedereen zich hierin kan vinden. 

Consulttypes kiezen 

Niet elk type consult vereist dezelfde voorbereiding. Door consulttypes te kiezen waarbij CVV direct bijdraagt aan kwaliteit en efficiëntie, wordt de meerwaarde snel zichtbaar. Dit bevordert ook de acceptatie bij zowel je team als patiënten 

Bepaal voor welke consulttypes je CVV wilt inzetten. Denk aan: 

  • Chronische zorg (bijv. diabetes, COPD) 

  • Mentale klachten 

  • Leefstijlbegeleiding 

  • Urineweginfectie 

  • Door klein te beginnen met 1-2 consulttypes kun je laagdrempelig starten en later uitbreiden. 

De succesvolle implementatie van Consult Voorbereidende Vragenlijsten (CVV) begint met een goede voorbereiding, draagvlak binnen het team en een duidelijk doel. In dit hoofdstuk lees je welke stappen nodig zijn om CVV effectief in te zetten in jouw praktijk. 
WAT HEB JE NODIG OM CVV TE IMPLEMENTEREN IN DE PRAKTIJK
IMPLEMENTATIE CVV