In Medicom kun je eenvoudig alle vragenlijsten beheren die zijn gepland, verzonden of ontvangen. Dit overzicht helpt je om snel te zien welke vragenlijsten verstuurd zijn, wat de status is en wie de afzender en ontvanger zijn.
Ga in Medicom naar het beginscherm.
Klik op het icoontje bovenin ‘Vragenlijsten’.
Je ziet nu een overzicht van alle vragenlijsten die gepland, verzonden of ontvangen zijn.
In het overzicht zie je de volgende kolommen:
Verzenddatum: de datum waarop de vragenlijst is verzonden.
Vragenlijst: de naam van de verstuurde vragenlijst.
Status: hier staat of de vragenlijst is gepland, verzonden of ontvangen.
Medewerker: de initialen van de verzendende medewerker en praktijk.
Patiënt: de naam van de patiënt waarvoor de vragenlijst bestemd is.
Dossier openen: via deze knop ga je direct naar het dossier van de patiënt.
Je kunt het overzicht filteren op:
Verzenddatum (bijvoorbeeld op een specifieke dag of periode).
Vragenlijst (bijvoorbeeld een specifieke vragenlijst).
Status (kies hier voor Gepland, Verzonden of Ontvangen).
Medewerker (om te zien welke medewerker welke vragenlijst heeft verstuurd).
Bij Verzonden zie je alle vragenlijsten die zijn verstuurd.
Je kunt:Een herinnering sturen door de vragenlijst te selecteren en rechtsboven te klikken op ‘Herinnering’.
De vragenlijst annuleren door te klikken op ‘Annuleren’.
Bij Ontvangen zie je alle vragenlijsten die door de patiënt zijn ingevuld en teruggestuurd naar de praktijk.
Bij Gepland zie je alle vragenlijsten die nog ingepland staan.
Je kunt:De vragenlijst herplannen door deze te selecteren en te kiezen voor ‘Herplannen’.
De vragenlijst annuleren door te kiezen voor ‘Annuleren’.
Zie filmpje voor uitleg:
https://vimeo.com/1010191554 Status CVV
Toelichting: hoe kun je overzichtelijk zien wat de status is van CVV (verzonden, gepland of ingevuld)
De vragenlijst kun je verwerken tijdens het consult door deze in te laden in het protocol.
Dit kan via de knop ‘Vragenlijst openen’ of via ‘Protocol aanmaken’.
Zo kun je de antwoorden van de patiënt direct gebruiken tijdens het gesprek en aanvullen waar nodig.
Antwoorden inzien via “Vragenlijst openen”
Wil je de ingevulde antwoorden van de patiënt bekijken zonder deze direct te verwerken in een protocol? Volg dan deze stappen:
Zoek de patiënt op in Medicom.
Klik op ‘Vragenlijst openen’ (zoals eerder uitgelegd).
Selecteer de vragenlijst die je wilt verwerken. Bij status staat ‘Ontvangen’.
Kies bovenin voor het tabblad ‘Antwoorden’.
Je ziet nu een overzicht van alle antwoorden die de patiënt heeft ingevuld.
Linksonder kun je kiezen voor:
‘Terug naar overzicht’ om de lijst te verlaten, of
‘Afronden’ als je de antwoorden hebt ingezien.
Let op:
Als je kiest voor ‘Afronden’, worden de antwoorden niet opgeslagen in het diagnostisch dossier.
Zie filmpje voor uitleg.
Toelichting: Hoe verwerk je de vragenlijst als het is ingevuld door de patiënt
Antwoorden inlezen in protocol via “vragenlijst openen”
Wil je de antwoorden uit de vragenlijst koppelen aan een protocol? Volg dan deze stappen:
Zoek de patiënt op in Medicom.
Klik op ‘Vragenlijst openen’.
Selecteer de vragenlijst die je wilt verwerken.
Bij Status staat ‘Ontvangen’.Klik bovenin op het tabblad ‘Protocol’.
Je ziet nu een lijst met beschikbare protocollen.
Hierin staan ook eventuele maatwerkprotocollen.Selecteer het protocol dat je wilt gebruiken.
In het tussenscherm zie je dat de geselecteerde vragenlijst al is aangevinkt.
Staan er meerdere vragenlijsten? Dan kun je die ook aanvinken.Heeft de patiënt een bespreekpunt toegevoegd?
Dan kun je dit eenvoudig kopiëren naar het journaal.Klik linksonder op ‘Naar protocol’.
In het protocol zie je bij de vragen die zijn ingevuld de vermelding:
‘Ingevuld door de patiënt’.
In de basismodule en de aanvullende module staan de antwoorden uit de Consult Voorbereidende Vragenlijsten altijd al voor ingevuld.Sommige antwoorden die de patiënt gegeven heeft, staan in een subprotocol, zoals bijvoorbeeld dagcurve of bloeddruk thuismeting.
Achter het subprotocol staat dan: ‘Subprotocol bevat vragen ingevuld door de patiënt’.
Door te klikken op ‘Ga naar subprotocol’ zie je de antwoorden die de patiënt heeft ingevuld.Boven aan het protocol kan het tabblad ‘CVV Overig’ verschijnen.
In dit tabblad worden de vragen en antwoorden getoond die niet in het protocol voorkomen en nog niet verwerkt zijn.Wanneer je kiest voor ‘Opslaan’ worden de antwoorden opgeslagen in het protocol en in het diagnostisch dossier.
Antwoorden inzien via “protocol aanmaken”
Wil je de ingevulde antwoorden van de patiënt bekijken zonder deze direct te verwerken in een protocol? Volg dan deze stappen:
Zoek de patiënt op in Medicom.
Klik op ‘Protocol aanmaken’.
Selecteer het protocol dat je wilt openen.
Het tussenscherm verschijnt.
Achter elke vragenlijst die verschijnt staat: ‘Bekijk ingevulde vragenlijst’.Je ziet nu een overzicht van alle antwoorden die de patiënt heeft ingevuld.
Linksonder kun je kiezen voor:
‘Einde bekijken CVV’ om de lijst te verlaten.
Zie filmpje voor uitleg.
Antwoorden inlezen in protocol via “protocol aanmaken”
Wil je de antwoorden uit de vragenlijst koppelen aan een protocol? Volg dan deze stappen:
Zoek de patiënt op in Medicom.
Klik op ‘Protocol aanmaken’.
Selecteer het protocol dat je wilt openen.
Het tussenscherm verschijnt. Vink de vragenlijst(en) aan die je wilt openen in het protocol.
Heeft de patiënt een bespreekpunt toegevoegd? Dan kun je dit eenvoudig kopiëren naar het journaal.
Klik linksonder op ‘Naar protocol’.
In het protocol zie je bij de vragen die zijn ingevuld de vermelding: ‘Ingevuld door de patiënt’.
In de basismodule en de aanvullende module staan de antwoorden uit de Consult Voorbereidende Vragenlijsten altijd al voor ingevuld.Sommige antwoorden die de patiënt gegeven heeft, staan in een subprotocol, zoals bijvoorbeeld Bloeddrukmeting thuis 5-7 dagen of Glucose dagcurve/Insulinedosering
Achter het subprotocol staat dan: ‘Subprotocol bevat vragen ingevuld door de patiënt’.
Door te klikken op ‘Ga naar subprotocol’ zie je de antwoorden die de patiënt heeft ingevuld.Boven aan het protocol kan het tabblad ‘CVV Overig’ verschijnen.
In dit tabblad worden de vragen en antwoorden getoond die niet in het protocol voorkomen en nog niet verwerkt zijn.Wanneer je kiest voor ‘Opslaan’ worden de antwoorden opgeslagen in het protocol en in het diagnostisch dossier.
Het versturen van Consult Voorbereidende Vragenlijsten kan op verschillende manieren:
via de planningsassistent
of via vragenlijst openen
Planningsassistent
Versturen via de planningsassistent heeft verschillende voordelen:
Je kunt de afspraak en de vragenlijst in één keer plannen
De vragenlijst wordt automatisch verstuurd op het juiste moment (bijvoorbeeld twee weken voor de afspraak)
Je houdt overzicht en hoeft niets handmatig na te sturen
Dit maakt het proces efficiënt en voorkomt dat het vergeten wordt.
Volg de volgende stappen:
Open de planningsassistent in Medicom.
Kies de datum en tijd voor de afspraak.
Kies de patiënt waarvoor je een afspraak wilt plannen.
Selecteer de bijpassende vragenlijst of kies meerdere vragenlijsten indien van toepassing.
Wanneer je op een vragenlijst klikt, verschijnt er rechts een preview. Hier zie je alle vragen die in de vragenlijst kunnen voorkomen — ook vragen die de patiënt mogelijk niet te zien krijgt, zoals rookvragen of vervolgvragen. Dit hangt af van de antwoorden die de patiënt invult.
De vragen in de vragenlijst zijn een vertaling van de NHG-vragen uit het bijbehorende protocol.
Bij het onderdeel ‘Bericht’ kun je de standaardtekst aanpassen of een maskerbrief selecteren.
Bevestig de afspraak. De vragenlijst(en) worden automatisch verstuurd, meestal twee weken vóór de afspraak.
Tip:
Je kunt meerdere vragenlijsten combineren, bijvoorbeeld de vragenlijst Hart- en vaatziekten en Bloeddrukmeting thuis 5-7 dagen of Diabetes en Glucose dagcurve/Insulinedosering
Vragenlijst openen
Wil je een vragenlijst openen en versturen buiten de planningsassistent om? Dat kan via de knop ‘Vragenlijst openen’. Volg deze stappen:
Open het dossier van de patiënt.
Ga naar het tabblad of menu waar je de knop ‘Vragenlijst openen’ ziet.
Klik op ‘Vragenlijst openen’.
Kies de juiste vragenlijst uit de lijst met beschikbare vragenlijsten.
Wanneer je op een vragenlijst klikt, verschijnt er rechts een preview. Hier zie je alle vragen die in de vragenlijst kunnen voorkomen, dus ook vragen die mogelijk niet zichtbaar zijn voor de patiënt, zoals rookgedrag of aanvullende vervolgvragen. Welke vragen daadwerkelijk worden getoond, hangt af van de antwoorden die de patiënt geeft.
De vragen in de vragenlijst zijn een vertaling van de NHG-vragen uit het bijbehorende protocol.
Bij ‘Verzendopties’ kun je kiezen om de vragenlijst direct te versturen of in te plannen voor een later moment.
Bij het onderdeel ‘Bericht’ kun je de standaardtekst aanpassen of een maskerbrief selecteren.
Klik op ‘Versturen’.
De vragenlijst wordt verstuurd naar de patiënt via MijnGezondheid.net.
Tip:
Je kunt meerdere vragenlijsten combineren, bijvoorbeeld de vragenlijst Hart- en vaatziekten en Bloeddrukmeting thuis 5-7 dagen of Diabetes en Glucose dagcurve/Insulinedosering.
Elke praktijkondersteuner heeft een eigen manier van werken. Daarom is het belangrijk om Consult Voorbereidende Vragenlijsten op een manier te gebruiken die goed past bij jouw werkstijl.
Hieronder vind je handige tips en voorbeelden om Consult Voorbereidende Vragenlijsten op een prettige en effectieve manier toe te passen in je dagelijkse werk.
Stap 1: Versturen van de vragenlijst
Tijdens het consult
Aan het einde van het consult kun je direct een vervolgafspraak inplannen. In de planningsassistent kun je instellen dat de bijbehorende vragenlijst automatisch twee weken vóór de afspraak naar de patiënt wordt gestuurd.
Vertel de patiënt tijdens het consult dat er een vragenlijst klaar komt te staan in de eigen online omgeving via MijnGezondheid.net (MGN). Geef aan dat deze ongeveer twee weken van tevoren beschikbaar is en vraag of de patiënt de vragenlijst wil invullen als voorbereiding op het volgende gesprek.
Wil je de patiënt extra ondersteunen? Geef dan informatie mee over MGN of CVV, zodat de patiënt weet waar hij of zij de vragenlijst kan vinden en hoe het werkt.
Er is ook een Consult Voorbereidende Vragenlijsten-folder (drukwerk) beschikbaar voor zorgverleners. Deze folder kun je bestellen via de volgende pagina:
https://www.pharmapartners.nl/promotiematerialen-ehealth/
In de folder staat kort en duidelijk uitgelegd wat de meerwaarde is van CVV en hoe patiënten de vragenlijst kunnen invullen.
Maandelijks vragenlijsten versturen
Veel praktijken plannen de jaarlijkse controles in de maand waarin een patiënt jarig is. Dit maakt het makkelijk om via de Q-module of VipLive een overzicht te maken van patiënten die een afspraak nodig hebben én gebruikmaken van MijnGezondheid.net (MGN). Deze lijst kan worden samengesteld door de praktijkondersteuner of de assistente.
Patiënten kunnen vervolgens op twee manieren worden benaderd:
Per brief, met het verzoek om zelf een afspraak te maken
Of telefonisch, waarbij meteen een afspraak wordt ingepland
In de planningsassistent kun je instellen dat de Consult Voorbereidende Vragenlijst (CVV) automatisch twee weken vóór de afspraak wordt verstuurd.
Tip: Geef de patiënt op tijd uitleg over de vragenlijst. Een korte toelichting in het telefoongesprek of in de brief helpt om verwachtingen duidelijk te maken. Dit vergroot de kans dat de vragenlijst op tijd én volledig wordt ingevuld.
Stap 2: Monitoren verzonden vragenlijst
Als je vragenlijsten naar meerdere patiënten hebt verstuurd, is het handig om wekelijks te controleren of alles goed verloopt. Dit kan worden gedaan door de doktersassistente of de praktijkondersteuner.
Plan een vast moment in de week om in de module voor Consult Voorbereidende Vragenlijsten te kijken:
Welke patiënten hebben een afspraak?
Hebben zij de vragenlijst al ingevuld?
Is dat nog niet gebeurd? Dan kun je eenvoudig een herinnering sturen.
In het begin kost dit misschien wat extra tijd, maar zodra het in je werkroutine zit, gaat het vanzelf. Het zorgt voor meer overzicht, structuur én helpt om de kwaliteit van zorg hoog te houden.
Stap 3: Vragenlijst inzien
Bekijk de ingevulde vragenlijst voordat je de patiënt ziet.
Dit kan via de knoppen ‘Vragenlijst openen’ of ‘Protocol aanmaken’.
Zo ben je goed voorbereid op het consult en kun je de antwoorden van de patiënt direct meenemen in het gesprek. Dit zorgt voor een gestructureerd en efficiënt verloop van het consult.
Stap 4: Vragenlijst verwerken tijdens het consult
De vragenlijst kun je verwerken tijdens het consult door deze in te laden in het protocol.
Dit kan via de knop ‘Vragenlijst openen’ of via ‘Protocol aanmaken’.
Zo kun je de antwoorden van de patiënt direct gebruiken tijdens het gesprek en aanvullen waar nodig.
Stap 5: vervolgafspraak inplannen
Aan het eind van het consult kun je de vervolgafspraak plannen. Bepaal vervolgens of je de patiënt de volgende keer fysiek wilt zien, of dat een telefonisch consult een passend alternatief is.
Een telefonisch gesprek kost de patiënt minder tijd en het consult kan vaak korter worden gehouden.
De vervolgafspraak kun je inplannen via de planningsassistent, waarbij je direct de bijbehorende vragenlijst kunt meesturen.
Patiënten vullen een vragenlijst sneller in als ze begrijpen waarom ze die krijgen en wat ermee gebeurt. Daarom is een goede uitleg belangrijk.
Vertel kort en duidelijk wat het doel is van de vragenlijst.
Gebruik hulpmiddelen om je uitleg te ondersteunen, zoals:
Een flyer
Je praktijkwebsite
Een korte toelichting door de assistente
Een (masker)brief die met de vragenlijst mee wordt gestuurd
Sommige patiënten vinden digitale middelen lastig. Bied dan extra hulp, bijvoorbeeld:
Telefonisch uitleg geven
Uitleg geven in de praktijk
Er is ook een Consult Voorbereidende Vragenlijsten-folder (drukwerk) beschikbaar voor zorgverleners. Deze folder kun je bestellen via de volgende pagina:
https://www.pharmapartners.nl/promotiematerialen-ehealth/
In de folder staat kort en duidelijk uitgelegd wat de meerwaarde is van CVV en hoe patiënten de vragenlijst kunnen invullen.
PATIËNTGROEPEN
Een patiënt moet voldoende digitaal vaardig zijn om met Consult Voorbereidende Vragenlijsten te kunnen werken.
Daarnaast is het belangrijk dat de patiënt de Nederlandse taal goed genoeg beheerst om de vragenlijst betrouwbaar in te vullen.
Er zijn ook patiënten die het niet prettig vinden om digitaal vragenlijsten over hun medische situatie in te vullen en dit liever tijdens een fysiek consult bespreken.
Probeer daarom altijd een goede indruk te krijgen van de patiënt om te bepalen of Consult Voorbereidende Vragenlijsten in dit geval zinvol zijn. Zo maak je het gebruik van CVV effectiever. De kans wordt dan ook groter dat de patiënt de vragenlijst echt invult.
VOOR WELKE PATIËNTEN IS CVV GESCHIKT
Consult Voorbereidende Vragenlijsten kunnen handig zijn voor:
Mensen met een chronische aandoening
Mensen die zich graag digitaal voorbereiden op een gesprek
Kies bij elke patiëntgroep en bij elk soort consult een vragenlijst die daarbij past.
BIJPASSEND PROTOCOLLEN SELECTEREN
Om Consult Voorbereidende Vragenlijsten goed te gebruiken, is het belangrijk dat je het juiste protocol kiest bij het soort consult. Een protocol helpt je om het gesprek goed te laten verlopen en zorgt ervoor dat je de informatie uit de vragenlijst op de juiste manier gebruikt.
Bij bestaande vragenlijsten, zoals de 4DKL, hoort vaak een protocol met dezelfde naam. Voor vragenlijsten bij chronische aandoeningen is er een overzicht gemaakt in welke protocollen deze kunnen worden verwerkt.
Let op: dit overzicht bevat alleen de standaardprotocollen.
Maatwerkprotocollen en -vragenlijsten staan er niet in, maar sluiten meestal goed aan op de combinaties die worden voorgesteld.
Hieronder vind je een overzicht van vragenlijsten met bijpassende protocollen, speciaal voor de praktijkondersteuner.
Binnen de praktijk
Niet elke patiënt heeft dezelfde zorgbehoefte of digitale vaardigheden. Ook in je team doet niet iedereen hetzelfde werk. Daarom is het belangrijk om vooraf goed te bedenken:
Voor welke patiënten is Consult Voorbereidende Vragenlijsten (CVV) geschikt?
Welke collega’s gaan er mee aan de slag?
Door daar vooraf duidelijke keuzes in te maken, zorg je ervoor dat CVV beter werkt in de praktijk. Het wordt dan makkelijker in gebruik, effectiever én beter geaccepteerd door je team en je patiënten.
Maak binnen je praktijk goede afspraken over het gebruik van Consult Voorbereidende Vragenlijsten. Zo voorkom je verwarring en weet iedereen wat zijn of haar taak is. Dat maakt het werken met CVV makkelijker en duidelijker.
Denk daarbij aan vragen als:
Voor welke functies wil je CVV inzetten? Bijvoorbeeld voor huisartsen, POH’s of assistentes.
Wie stuurt de vragenlijsten naar de patiënten?
Op welk moment stuur je de vragenlijst?
En wie houdt in de gaten of ze zijn ingevuld?
Als dit vooraf duidelijk is, verloopt het gebruik van CVV soepeler voor het hele team.